Проекты DMAIC направления «Шести сигм»
Менеджеру проекта всегда важно понимать, каким классом проектов он занимается, и как он ему подходит. Независимо от типа классификации, отдельную группу занимают проекты по оптимизации бизнес-процессов. Масштабная методология «Шести сигм» все больше места отвоевывает на путях такой оптимизации. DMAIC – не просто аббревиатурное слово. Это стандартная последовательность этапов в проекте доктрины Six Sigma. Кроме того, это также одноименное наименование базового проекта в духе названной методологии, и наконец, – это способ командной работы. Давайте погрузимся в данный предмет.
Новый командный дух
В управленческой науке существует элемент, именуемый циклом Деминга. Этот простейший алгоритм процедур менеджера по управлению производством и достижению поставленных задач также носит название методологии DPSA. Так вот, одной из его интерпретаций явилась последовательность действий, адаптивно разработанная под концепцию «Шести сигм», – событийная цепочка DMAIC. Более двадцати лет система шагает по компаниям мира, оставляя следы эффектов в росте качества и снижении издержек.
Проект инжиниринга или даже реинжиниринга БП может быть реализован только в командном режиме, при этом рабочая группа должна состоять из сотрудников разных структурных подразделений, участвующих в процессе. Обычное число участников команды – 3-10 человек, а оптимальным считается пять или шесть. Управленческий уровень участников желательно представлять различным по составу. Таким образом, команда получается разноплановая. Для лучшей ее концентрации на результатах работы консультантами была разработана последовательность, включающая пять действий:
- define (определяй);
- measure (измеряй);
- analyze (анализируй);
- improve (совершенствуй);
- control (проверяй).
В алгоритме DMAIC центральное место занимает работа по выявлению, уточнению и решению корневой проблемы процесса. Выявить состав проблем на уровне исследуемого БП, а еще ранее выявить весь состав процессуальных проблем компании – задача далеко не из простых. Поэтому отладка DMAIC в контексте формирования команд, занимающихся проектами модели «Шести сигм», – это самостоятельный серьезный проект.
Жизненные циклы команд DMAIC
Формирование команд DMAIC – тщательно проработанная технология работы с персоналом и организационная техника, учитывающая последние наработки практики управленческих исследований и комплекс мер по исключению найденных проблем. Жизненные циклы деятельности различных команд практически идентичны по составу действий. Методология предлагает реализацию в модели шести шагов.
- Определение состава проблем и возможных проектов по важности и управляемости. Проект должен приносить осязаемые результаты его потребителям и всей компании. Он должен быть компактным, чтобы уложиться в возможности одной команды. Здесь выбирается приоритетная проблема и ее границы.
- Отбор участников команды и ее формирование. Участие в команде, ответственность и труд – это ключевой лозунг данного этапа.
- Разработка программы. Программа – это ключевой документ, описывающий и проблему и, собственно, проект. Программу часто также называют уставом или паспортом проекта. В ходе работы программу требуется регулярно править.
- Обучение команды. Главная задача обучения – навык работы по методологии в практике исследования и проектирования. Учебные сессии сочетаются и чередуются с периодами непосредственной проектной работы.
- Воплощение решений. Команда несет ответственность за начало работы и устойчивую реализацию изменений в дальнейшем на основе разработанных «пилотных» планов внедрения и графиков событий.
- Передача дел и роспуск команды. Простая логика «сам придумал, сам и исполняй» реализуется бывшими членами команды, вернувшимися на свои рабочие места.
Специфика поиска и решения проблем
Методов поиска и решения проблем в теории и практике великое множество. Тем не менее, у DMAIC есть свои особенности. «Дьявол кроется в деталях» – пришедшая к нам из Европы расхожая фраза. Действительно, когда приходится применять теорию на практике, тогда и всплывают все очевидные и не очень заметные нюансы. Специфику методики характеризуют минимум семь позиций:
- исследование проблемы;
- ориентация на «покупателя» выхода процесса;
- обоснование ключевой причины фактами;
- слом стереотипов;
- сквозной анализ;
- проверка результатов;
- удержание достигнутых перемен.
Все эти позиции по-своему сложны, но я остановлю ваше внимание на втором пункте списка. Потребитель, клиент бизнес-процесса должен быть удовлетворен результатами. Это хорошо известно. Но как понять, что ему, собственно, нужно для достижения такого состояния? Общим местом служит понимание, что клиенты и сами мало представляют, что им хотелось бы. Зато они прекрасно могут описать, что не нравится. Этим и нужно пользоваться, умело переиначивая негатив на позитив, переводя пожелания в четкие формулировки требований. Ниже приведен пример фрагмента разработочной таблицы такого перевода.
По глубине и здравому смыслу представленный пример характерен для каждой из семи позиций специфики DMAIC. Еще один из аспектов метода заключается в сквозном характере процедур анализа. Этап анализа служит как для обнаружения самой ключевой проблемы процесса, так и для постоянного подтверждения ее на каждом из событийных действий команды. Аналитический цикл повторяется до тех пор, пока не будет подтверждена фактами фундаментальная гипотеза о причинах проблемы. Анализ также производится на каждом из других этапов, чтобы убедиться, что основная гипотеза не дает сбой, и решение нейтрализует проблему. Ниже представлен пример последовательности DMAIC Six Sigma.
Процедуры искоренения проблем DMAIC тесно переплетаются с проектным циклом. Итерация за итерацией по методике в командном взаимодействии достигается запланированный результат. Это означает, что прямых алгоритмов нет и в представленной последовательности. Два шага вперед и один шаг назад, чтобы проанализировать и перепроверить гипотезы – вот реальная картина действий, которая ждет лидеров и их команды.
В этом материале мы совместно рассмотрели еще один замечательный инструмент, владея которым PM может не только успешно реализовывать проекты в доктрине «Шести сигм», но и способен применять методологические решения из DMAIС в других задачах проектного типа. А что касается пула проектов по оптимизации бизнес-процессов, то здесь менеджеру так или иначе придется осваивать приемы управления непрерывными изменениями БП, воспринимать и актуализировать информацию, оставаться открытым и слышащим мнения потребителей и команды.