Администрирование проектной деятельности
Среди участников проекта наиболее значимыми субъектами являются заказчик, куратор, менеджер и его команда. Когда компания вырастает «из коротких штанишек» стадии «давай-давай», с активным применением проектной формы число проектов значительно увеличивается. Генеральный директор осознает, что хороших руководителей проектов невозможно получить столько, чтобы хватало. В подобный момент, как правило, возникает новая роль – администратор проекта. Этот специалист способен принять задачи, которые важны, но не настолько, чтобы нельзя было их передать от менеджера.
Роль администратора в проекте
Должностные обязанности PM включают документационное обеспечение и проведение совещаний проектных команд. Чем качественнее в компании поставлено управление проектами, тем больше регламентов и сопутствующей документации. Организационной и документационной работы становится все больше, она непрерывно усложняется.
Все большее число блоков управления подключается в проектную методологию: заинтересованные стороны проекта, коммуникации, риски, интеграция. Число уникальных задач развития также непрерывно растет. Вполне опытные проект-менеджеры начинают не справляться с объемом отчетности и прочей документации. Возникают срывы совещаний и заседаний групп из-за рассогласований графиков и других организационных причин.
Сам профиль PM-достиженца, нацеленного на результат, вводит менеджера во внутреннее противоречие. Он перестает находить мотивацию в «бумажной рутине», поскольку не усматривает связи между реальными действиями и соблюдением регламентных требований. Что делать, если в целом проектная идеология сильна, а качество и уровень процедур не оставляют сомнений в их целесообразности? С какого-то числа проектов (предположим, с двадцати) в компании полезно ввести обязанности администратора. Его еще называют АСУП – администратор системы управления проектами.
На первом этапе вполне допустимо обойтись половиной штатной единицы. Администратор проектов может появиться задолго до того, как в оборот управленческой терминологии будут введены понятия «проектный офис» и «корпоративная система управления проектами» (КСУП). Важно, что с этого момента определенная нагрузка с менеджеров проектов спадет. Особенно это ценно для PM-совместителей, которые являются функциональными сотрудниками служб управления или линейных производственных подразделений.
Какую роль должен принять на себя АСУП? Кто нужен менеджеру, чтобы главные задачи решались лучше? Практика свидетельствует, что администратор играет роль помощника РМ и секретаря совещаний. Наиболее опытные специалисты способны становиться также и координаторами большого числа вопросов, включая координацию команды. Исходя из реально установленной роли, должности администратора придаются должностные обязанности и соответствующие им функции.
Обязанности и функции администратора проектов
АСУП в крупных компаниях выполняет свои функции в составе офиса управления проектами. В зависимости от числа задач развития такие отделы бывают весьма многочисленными. С другой стороны, в средних компаниях администратор может не выделяться в отдельную должность, а быть обеспеченным административными функциями по совместительству. Квалифицированный специалист способен обслуживать большое число проектов и выступать помощником у нескольких PM. Типовые должностные обязанности администратора предусматривают:
- помощь в организации совещаний, подготовку и согласование итоговых протоколов, контроль извещений и исполнения решений совещаний;
- уведомление и сбор отчетов исполнителей;
- консолидацию отчетной информации от исполнителей;
- помощь менеджеру в подготовке справок, презентаций и отчетов;
- подбор информации в помощь менеджеру для отчетов на стратегическом комитете (контроллинге);
- составление регистров и реестров учета, форм мониторинга и анализа (рисков, показателей) согласно требованиям регламентов;
- оформление актуализированных планов-графиков;
- организацию командировок и приема участников проекта;
- координацию совещаний рабочих групп;
- исполнение прямых поручений PM в рамках подведомственной проектной деятельности;
- коррекцию календарных планов, ресурсной базы и сроков;
- выполнение коммуникационных процедур, рассылку документации по проекту заинтересованным сторонам согласно регламенту;
- иные формы документационного обеспечения процессов управления проектом.
Функции и должностные обязанности администратора проектов требуют определенного личностного и профессионального профиля должности. Как правило, это молодой специалист с высшим (желательно экономическим) образованием. Он должен владеть основами делопроизводства, проектного менеджмента, быть опытным пользователем офисных приложений, включая Microsoft Project. Успешное прохождение аттестации на знание стандартов PMBOK и ГОСТ Р 54869-2011 обязательно. Ниже представлена выписка из примера должностной инструкции администратора.
Корпоративная система управления проектами даже в зачаточной стадии своего становления предполагает кооперацию и специализацию не только исполнительских функций, но и операций по управлению проектом. Это касается и обеспечения высокой производительности управленческого труда. Функции секретаря, помощника РМ и координатора выполняет новая роль – администратор проектов. Менеджеру проекта полезно знать о том, какие обязанности он может возложить на администратора, а какие сохранить у себя. Усиленная концентрация на результатах подотчетных задач, несомненно, комфортнее, так как соответствует позиции проектного лидера.
(голосов: 18, средняя оценка: 4,94 из 5)
Загрузка...
