Техники мозгового штурма в инновациях
Содержание
Разработка инновационной стратегии компании и реализация локальных инновационных проектов связаны с регулярными управленческими исследованиями и проблемами, возникающими практически на каждом этапе данных процессов. Принятие решений с позиции проблемно-ориентированного мышления требует от менеджмента привлечения специальных форм коллективной работы. Мозговой штурм (МШ) является одним из действенных средств креативной групповой деятельности, как нельзя кстати подходящим к инновации.
Возникновение и становление метода
Как и любая популярная методика, практика мозговой атаки или мозгового штурма обросла целым рядом легенд и мифов. Одна из подобных историй гласит, что еще во времена древних нормандских викингов существовала традиция собираться всей командой в центре ладьи с целью быстрого поиска выхода из критической ситуации и по кругу выражать свои идеи. Каждый из воинов, начиная с самых младших и заканчивая вождем, по очереди выкрикивал видение решения, а кормчий подводил итог и делал выбор. Представляется, что подобный «велосипед изобретался» в каждом поколении и в каждой нации, потому что правила его укладываются в логику обыкновенного здравого смысла в управлении людьми.
С развитием менеджмента как научной методологии многие управленческие средства стали закрепляться за авторами в видоизмененных интерпретациях. Особенно это ярко проявилось в американском научном творчестве прошлого столетия. Метод мозгового штурма – яркое метафоричное название инструмента коллективной активации креативного мышления, которое журналист, писатель и менеджер Алекс Осборн ввел в деловую культуру Запада в 40-50-х годах. Название техники «мозговой штурм» (Brainstorming), стало популярно сначала в Америке, затем в Европе. К слову сказать, данный метод коллективной генерации идей широко применялся в НИИ, КБ СССР, но его чаще называли методом мозговой атаки.
Правила мозгового штурма в советские годы несколько отличались от современных. Однако и темп жизни в научных учреждениях, особенно в период застоя, был ниже. Волею судеб в 80-х годах я присутствовал на одном из таких мероприятий, проводимого в КБ отраслевого института в сфере машиностроения. Два конкурирующих отдела работали над родственными проектными задачами. В одном из ключевых проектов возникла техническая проблема, с которой никак не могла справиться группа разработчиков. На техническом Совете КБ было предложено провести сборный семинар на тему «Повышение скорости разработки узла L с одновременным повышением качества выходных параметров агрегата М». Формой семинара была избрана мозговая атака.
Надо признать, что лучшие руководители советской формации прекрасно разбирались в тонкостях управленческой психологии и даже иногда педагогики. И именно социально-психологические закономерности деловых коммуникаций играли (и по сей день играют) ключевую роль для повышения креативности на совещаниях. Проводить мозговой штурм в тот момент был назначен ГИП по проблемной теме. Цели и задачам мероприятия он уделил первоочередное внимание. После их успешной формулировки с начальником отдела кадров был тщательно обсужден и подобран состав участников семинара.
Методика мероприятия предполагала формирование двух групп: генерации идей и их отбора. В первую вошли опытные и молодые конструктора, технологи из обоих отделов (численность – 10 участников), во вторую приказом были назначены три члена научно-технического совета и два заместителя руководителя института. В назначенное время на семинар были приглашены участники группы генерации. Прозвучал доклад одного из ведущих конструкторов по ходу ОКР и возникшим затруднениям. Затем слово взял ГИП. Очень доступно и спокойно он изложил, что сейчас коллегам предстоит высказать свои мысли о том, какое решение ускорит проектирование без потери качества изделия. Было наложено табу на любого рода критику.
На следующем этапе началась дискуссия без критических замечаний, которая продолжалась один час. Выступали вразнобой, все высказываемые идеи протоколировались секретарем. Назначили пятиминутный перекур, во время которого обсуждение обрело более острый характер, возросла активность неформальных лидеров коллектива, возник спор. Постепенно дискуссия перешла в комнату проектировщиков. ГИП мягко, но твердо направил выступающих, напомнив ключевую проблему, цель и задачи семинара. Так прошло еще 30 минут мозгового штурма. Всего было сгенерировано около 40 предложений, они анонимным списком легли на стол ведущему. ГИП подвел итог семинара и поблагодарил присутствующих за участие.
Через день собралась группа оценки идей. Мозговой штурм был продолжен на новой фазе, значительно спокойнее, чем предыдущий этап. Члены группы пришли уже подготовленными с пометками на полях заблаговременно предоставленных им списков. Один из заместителей директора сделал предложение по критериям отбора идей, и полемика сначала развернулась вокруг этого вопроса. Когда же он был улажен, дискуссия и голосование прошло быстро и продуктивно. Что обратило на себя внимание в тот момент? Было ощущение, что процедура затянута и слишком медленная, но результат оказался весьма добротным, а решение эффективным.
Принципы и правила мозговой атаки
За прошедшие десятилетия в России изменился не только строй, но и управленческая культура. Скорости деловых событий резко возросли, производительность труда в национальных масштабах снизилась, деловая культура стала куда как более пестрой. Технологии коммуникаций получили значительное развитие, но и качество контактов ухудшилось. Ответственность решающих задачи лиц стала в принципе ниже, креативность сместилась в область личных интересов в ущерб интересам дела. Поэтому-то есть ощущение, что качество вырабатываемых решений в 70-80-е годы было выше не только у нас в стране, но и на Западе. Однако есть одно интересное «НО»: изощренность и результативность такого метода, как мозговая атака, стала почти безупречной!
Причина кроется в общем усложнении ведения бизнеса, увеличении числа факторов риска, в глобализации деятельности и открытости экономики. Настоящий тренд объективен и неотвратим, особенно в условиях инновационного вызова и многократного обострения конкуренции на международных рынках. Мозговой штурм распространен в менеджменте, но его потенциал еще далеко не исчерпан в экономике инновационного типа, поскольку проблемных зон становится только больше. Прогнозирование и постановка инновационной задачи, оценка, ранжирование и управление рисками, НИР и ОКР, функциональные переходы к коммерциализации и процессуальные циклы – все это только увеличивает число применения метода.
Под дискуссией для целей рассматриваемой темы мы договоримся понимать публичное обсуждение проблемы, связанной с инновацией, которое допускает или запрещает спор между участниками, основанный на аргументации высказываемого тезиса-суждения. Правилами мозговых штурмов допускается дискуссионная форма, в которой спор сведен на нет, поскольку в споре очень сложно при оппонировании не впасть в критику, являющуюся для данной методики недопустимой. Критика является ключевым ступором креатива в коллективной творческой деятельности.
Цель мозгового штурма – получить нетривиальный результат решения проблемы за счет разделения этапов генерирования и отбора идей. Задачей первого этапа является получение максимального числа предложений без их фильтрации и критического анализа на предмет «дикости», абсурдности, неадекватности, невыполнимости и т.п. Результатом этапа отбора являются идеи, получившие формулировки, готовые для перехода к фазе планирования. Принципы организации и проведения мозговой атаки состоят в следующем.
- Смена привычной обстановки, выездной характер мероприятия для целей результативности.
- Принцип особого энергетического (психоэмоционального) настроя ведущего и участников.
- Поиск интерактивного эффекта «перекрестного опыления», когда предыдущие выступления побуждают на новое выражение позиции.
- Поиск идей, а не строительство планов.
- Принцип приоритета количества перед качеством идей.
- Принцип отказа от субъективной оценки на этапе генерирования идей.
- Принцип пресечения полемики со стороны оппонентов любого типа.
- Принцип фокусировки на проблеме и теме обсуждения.
- Принцип равноудаленности ведущего от участников в обеих группах.
Правила проведения мозгового штурма на этапе генерирования идей состоят в следующем:
- наложение табу на критику предложений в любой форме (вербальной и невербальной);
- создание внутренних состояний и особой атмосферы с небольшим позитивным настроем;
- правило расположения участников по кругу с общим визуальным контактом;
- ведущий и помощник держатся вместе возле доски или флипчарта;
- ограждение мероприятия от организационных сбоев, обеспечение его плавности;
- поощрение высказываемым суждениям и идеям, особенно носящим характер инсайта, фантазии и креатива, выражаемым в краткой форме;
- проведение этапа с поддержкой свободы ассоциаций и творческого настроя;
- ограничение временного регламента 1 астрономическим часом;
- правило завершения штурма на позитивном настрое и на подъеме;
- объявление перерыва в случае снижения активности участников.
Алгоритм применения метода
На правилах, описанных в предыдущем разделе, базируется стадия генерирования идей. Но перед этим этапом существует еще масса задач, которые обязан выполнить постановщик задачи и назначенный ответственным за совещание ведущий. Основные этапы мозгового штурма предваряет большая подготовительная работа так называемого нулевого этапа, его последовательность состоит из действий:
- формулирование ключевой проблемы, которую призван решить мозговой штурм;
- определение целей совещания генерирующей группы;
- отбор и выбор кандидата на роль ведущего совещания;
- постановка и принятие задачи мозговой атаки;
- коррекция задачи в ходе ее проработки на этапе отбора идей;
- подбор участников в группу генерирования идей;
- подбор аналитиков в группу оценки и формализации идей;
- подбор участников в группу генерирования контридей (для отдельных модификаций метода);
- подготовка помещения, техники, доски, принадлежностей;
- назначение секретаря совещания и распределение ролей между участниками;
- подготовка сценария мероприятия (в некоторых случаях);
- психологический настрой ведущего на совещание.
Первый этап – генерирование идей. Место и время проведения основного совещания имеет значение, поскольку требуется создание особой атмосферы мероприятия и специального настроя участников на работу с тем, чтобы их ничего не отвлекало от погружения в творческий процесс. Метод мозгового штурма чаще всего подробно описывает именно этап генерирования, что не совсем полно отражает суть техники. Данный этап значительно проще провести в территориально обособленном месте, например, в отдельно снятом конференц-зале в отдалении от офиса компании. Порядок его выполнения в полноценном варианте состоит из следующих шагов.
- Представление участников (если в этом есть необходимость). Ведущий обрисовывает проблему, цель, задачи мероприятия. Иногда по проблеме с коротким докладом выступает один из участников мероприятия для лучшей ориентации присутствующих.
- «Разогревающее» мероприятие, повышающее психоэмоциональную активность участников (микротренинг, техника психоэвристического стимулирования). Выполняет привлеченный HR или специализированный тренер.
- Круговое генерирование идей с кратким протоколированием на доске или флипчарте.
При проведении мозговой атаки естественным образом проходит смена нескольких стадий: «разогрев», моменты исчерпания креативности, всплески, угасание творческого потенциала, завершающая стадия генерирования. Мозговому штурму на данном этапе в обязательном порядке следует придавать плавность хода, «рваный режим» совещания допускать нельзя. Многие неопытные ведущие спешат, искусственно ускоряют темп мероприятия, это ошибка. Лучшие результаты достигаются при размеренном ходе событий и спокойном обсуждении идей.
Второй этап мероприятия выполняется другой группой экспертов-аналитиков и следует задаче анализа отбора ценных идей из списка, наработанного группой генерирования. Основные стадии данного этапа представлены на схеме ниже.
Классификация видов мозгового штурма
Рассматриваемая нами методика со временем постепенно развивается и претерпевает модификации, и в настоящее время число разновидностей метода достаточно велико. Связано это с попытками нивелировать присутствующие в нем недостатки и усилить достоинства. Главным его достоинством является доступность и высокая вовлекающая сила, которая проявляется в большинстве случаев грамотного подхода к технике. Основные плюсы и минусы метода вынесены в отдельную таблицу, представленную далее.
Какие можно выделить виды мозгового штурма? Наиболее широкое распространение имеет традиционный или классический метод. Его отличительными чертами являются быстрый сбор, короткая длительность, объединение в одну сессию этапов генерирования и отбора идей. В последние годы развитие также получили следующие разновидности мозгового штурма.
- Обратный МШ. В наибольшей степени подходит к инновационной деятельности в области продуктовых инноваций и разработки новых видов изделий. В нем применяется техника анализа дефектов, в которой сначала выявляется максимально полный перечень недостатков производимой продукции и заложенных в нее технических и маркетинговых идей. Также выявляются те потенциальные проблемы с продуктом, которые идеологически уже заложены в нем. Все это служит серьезным базисом креатива генерации прорывных инновационных решений.
- Теневой МШ. Генераторы идей разделяются на две подгруппы вместо одной. Первая из них действует в условиях прямой (классической) мозговой атаки. Вторая подгруппа явно или скрытно наблюдает за ходом совещания активной подгруппы, и каждый «теневой» участник молча записывает свои идей, возникающие под воздействием наблюдаемого обсуждения.
- Комбинированная мозговая атака. Данный метод мозгового штурма предполагает комбинацию или повторение классической мозговой атаки или двух предыдущих методов. Например, мероприятие может выполняться в виде двойного прямого мозгового штурма или обратно-прямой мозговой атаки. В первом случае совещание повторяется после значительного перерыва (2-3 дня), что значительно активирует креативность участников-генераторов. Во втором случае обратный механизм запускает выявление всех недостатков и проблем, в прямой МШ гораздо легче решает их через найденные идеи-антиподы.
- Индивидуальный МШ в отличие от коллективного мероприятия предполагает самооценку выдвигаемых идей. Однако оценочные мероприятия проводятся спустя время – через неделю и более.
- Другие методы, дополняющие разнообразие средств мозговой атаки. К ним относятся: челночный МШ, брейнрайтинг, метод мозгового штурма на доске, мозговая атака в стиле «Solo», визуальный МШ и мозговая атака в японском стиле. Этим списком полный перечень модификаций метода не исчерпывается.
По существу рассмотренный в настоящей статье метод является универсальным средством нахождения критических мест и поиска решений для управленческих исследований в инновационных проектах, в прогностике, в идентификации и факторном анализе рисков. Кроме того, он является одним из самых полезных инструментов проектной практики в целом, когда PM нуждается в быстрой и продуктивной мобилизации команды на оригинальный выход в ситуации. При освоении метода рекомендую начинать его применение с классической (прямой) формы. По мере достижения успеха в базовой модификации можно смелее прибегать к использованию развитых методов, что, безусловно, принесет новые более значимые эффекты.