Процессы управления содержанием проекта
Содержание
Когда компания начинает планировать проект с тем, чтобы разработать календарный план, ее руководству нужно детально учесть три основных аспекта, связанных с реализацией уникальной задачи: содержанием, ограничениями и рисками. Содержание проекта является его основным предметом и служит первым звеном процессов планирования. Решение этой задачи PM не может выполнить один и должен привлечь для этих целей всю свою команду, экспертов внутренних и внешних.
Правила определения состава работ
Настоящий вопрос мы начали рассматривать еще в материале, посвященном технологии создания плана проекта. Напомню лишь несколько моментов из той статьи. Для того чтобы хорошо спланировать решение проектной задачи, необходимо максимально полно создать список всех необходимых работ. Далее следует определить технологии исполнения общей задачи, ее последовательность и длительность. Данные шаги и определяют содержание инвестиционного проекта. Учет доступности ресурсов, внешних ограничений и рисков завершают подготовку к календарному планированию.
Планирование состава работ целесообразно выполнять, используя основные правила декомпозиции системы на элементы (обратите внимание на модель, размещенную ниже). Под декомпозицией будем в общем смысле понимать деление целого на связанные части. Как научный метод, декомпозиция берет начало из теории управления через задачный подход, использует структуру задачи как средства управления. Данный метод предполагает замену одной общей задачи (которой, собственно, и является проект) на ряд более мелких действий, выполнение которых дает результат материнской постановки (некой надсистемы).
Описание содержания проекта гармонично укладывается в логику декомпозиции. Она графически представляется в форме иерархической структуры. При этом, как некая логическая блок-схема структура может быть применена в отношении задач и работ в одинаковой степени. Разница состоит лишь в том, что в случае задач для разбиения мы оперируем статической категорией результата, а для работ делим на элементы соответствующую динамическую процессуальную категорию.
Управление содержанием проекта осуществляется в процессуальном контексте. И название мероприятия при грамотной его формулировке строится как отглагольное существительное с заданным результатом уникального проектного действия. В теории выделяют правила декомпозиции, имеющие следующие особенности, применительно к составу работ.
- В результате каждого действия по делению образуется новый нижестоящий уровень. Правило работает до момента формирования пакетов работ на нижнем уровне иерархии.
- Система может быть расчленена только по одному признаку, постоянному для всех уровней разбиения. Правило действует для структуризации по фазам жизненного цикла, продуктовой модели и модели функционального состава исполнения, однако комбинация оснований деления также допускается, но только применительно к уровню в целом.
- Подсистемы, вычленяемые в ходе деления, должны в полной мере характеризовать систему материнского уровня. Это основное правило сечения структуры работ, на которое опирается все планирование его содержания.
- Глубина деления является достаточной, но не избыточной для полноценной функции контроля работ.
Процессы планирования и управления содержанием проекта
Управление содержанием проекта включает в себя собственно процессы планирования и процессы управления содержанием. На первый взгляд разница незначительная, однако мы отдаем себе отчет, что непосредственно исполняемые процедуры всегда несколько уже управленческого контекста за счет того, что управление наполняется описанными в регламентах процедурами функционального содержания (планирование, организация, контроль и т.д.). Предметная часть процессов планирования имеет в своем составе два процесса:
- определение содержания проекта;
- определение состава работ.
Мы рассматривали данные процессы в упомянутой выше статье. Краткое содержание проекта формируется в составе документа, именуемого планом по вехам. Развернутый состав работ находит отражение в ИСР, сетевой модели и, наконец, в расписании (календарном плане проекта). Управление данной категории глубоко описано в руководстве PMBOK, в котором рассматривается шесть процессов данного раздела управления проектами.
- Планирование управлением содержанием.
- Сбор требований.
- Определение содержания.
- Создание ИСР.
- Подтверждение.
- Контроль.
Три последних процесса мы рассмотрим в отдельных материалах сайта.
Институт PMI рассматривает вопрос с позиции содержания продукта (свойств и функций, характеризующих продукт) и содержания проекта. Под последним понимается непосредственный состав работ для получения результата с заданными функциями и свойствами. Планирование управления предметом в форме модели DFD представлено выше. Под сбором требований рассматривается комплексная процедура выявления, документирования запросов заинтересованных сторон, управления их потребностями и требованиями.
В ходе основного процесса управления предметной частью производится описание содержания проекта. И проект, и его продукты подробно описываются. Становятся ясными границы продуктов, услуг и результатов благодаря тому, что четко определяются требования, включаемые в предметную сущность, и требования, исключаемые из нее. Подробное описание содержания проекта играет важную роль для успеха всего мероприятия. Оно выполняется на основе сформулированных еще на этапе устава проекта целей, результатов, продуктов, ограничений и критериев успешности.
В настоящей статье мы рассмотрели основные моменты, определяющие подходы к работе по наполнению содержимого проектной реализации. После устава – это вторая краеугольная часть предварительной работы над таким серьезным мероприятием, как проектная задача. Содержание – зона прямой ответственности PM, и ему необходимо почувствовать, что все удалось предусмотреть, учесть все значимые для целей требования участников, что иерархия работ полноценна и лаконична. И если такое получается, то проект уже наполовину успешен.