Развитие матриц ответственности от RACI к РАЗУ
Содержание
Сегодня вряд ли можно представить любой проект без использования матрицы ответственности, и это естественно. История применения инструмента насчитывает чуть более полувека. Довольно приличный срок, чтобы аналитическая таблица МО прочно утвердилась в качестве управленческого стандарта. Базовым методом считается матрица ответственности по методу RACI. Традиционный подход и рекомендации данного метода были рассмотрены ранее. Однако помимо RACI в современной практике возникли новые разновидности матриц, и они как средства управления значительно ушли вперед. С этих позиций представляет интерес матрица РАЗУ, с которой и приглашаю вас познакомиться в итоге.
Классический способ построения матрицы
МО применяется в различных доктринах управления: функциональной, процессной и проектной. Проектное управление предъявляет к процедурам использования матриц особые требования. Для построения их применяется табличная форма, в ее строках указываются операции, работы, этапы и даже фазы проекта, а в столбцах – роли в проекте, функциональные должности, подразделения и т.п. В матричных ячейках проставляются крестики или условные знаки, обозначающие вид ответственности.
Как было отмечено, для разработки МО традиционно используется методика RAСI: Responsible (отвечает), Accountable (утверждает), Consult before doing (консультирует), Inform after doing (информируется). Модель RACI широко распространена в проектной деятельности. Более того, эта форма рекомендована руководством PMBOK в качестве матричных диаграмм.
Данный подход, на мой взгляд, вполне лаконичен в силу того, что здесь отсутствуют такие условные знаки, как «исполнитель» и «ознакомлен», ответственность которых установить крайне затруднительно. Впрочем, и для «консультирует» также непросто определить ответственность, но все-таки это возможно. Поэтому считаю RACI наиболее уравновешенной среди аналогичных МО. Ниже представлен пример такой матрицы.
Методика RACI предполагает, что перед заполнением МО созданная команда управления проектом разработала иерархическую структуру работ, расписала проектные роли по участникам команды. На отдельном заседании производится разработка таблицы, после чего готовая матрица подвергается перекрестному анализу по следующему составу вопросов:
- Не перегружена ли роль ответственностью, если в одном столбце много R?
- Справится ли сотрудник (участник команды) с порученным объемом работ, если для него практически все ячейки заполнены?
- Можно ли ликвидировать проектную роль, если нет R или A?
- Корректно ли распределена ответственность, если в столбце много А?
- Кто несет ответственность за работу, если в строке нет R?
- В каждой ли строке только одно А?
- Обоснованы ли многочисленные консультации по одной работе, если С несколько?
Типовые матрицы и их разновидности
Модель одноранговой МО, где присутствует только знаки «R» или крестики, фиксирующие ответственность члена команды, имеет ценное преимущество перед остальными типами. Такая матрица – самая рабочая и легкая в применении для контроля результатов. То, что нельзя увидеть глубину участия других членов, на мой взгляд, к недостаткам отнести нельзя, потому что если применить и другие условные знаки, в геометрической прогрессии нарастают вопросы, на которые ответить непросто. Ниже приведен пример такой простой МО.
В некоторых случаях матрица ответственности наглядно представляется в форме изометрической композиции (трехмерного графика). 3D-направление набирает популярность и в проектном управлении. Такой вариант МО предоставляет руководству компании возможность быстро сравнить глубину участия в проекте функциональных подразделений, задействованных в разных видах деятельности компании. Пример матричной трехмерной изометрии дан на следующем рисунке.
МО в модели RACI в определенных случаях рекомендуется разрабатывать по укрупненным блокам проектных мероприятий. Соответственно, и по столбцам в такой таблице представляются не конкретные участники команды, а задействованные организационно-структурные единицы компании. Вместе с тем, ответственность в этом случае возлагается на функциональных руководителей этих единиц в силу того, что ее должны адресно принять конкретные должностные лица. Далее представлен сокращенный пример МО по укрупненным блокам.
Важно помнить! Методика распределения и контроля ответственности в МО предписывает менеджеру соблюдать меру соразмерности матрицы этапу и уровню проектной задачи. На этапе разработки концепции проекта лучше всего применить МО по укрупненным блокам работ, пусть с поливариантной ответственностью, но в упрощенном варианте.
Если проект небольшой, а его задача несколько тяготеет к бизнес-процессу, рекомендую использовать одноранговую упрощенную матрицу. Если пользователями матричной модели являются руководители компании, а задействованных в проекте подразделений достаточно много, то нагляднее будет применить матричную трехмерную изометрию. А если же мы имеем дело с развернутым детализированным планом работ, принятым к распределению ответственности, тут, пожалуй, и классическую RACI будет расписать полезно, но без фанатизма. Кто же любит увлекаться творчеством, однозначно высоко оценит матрицу РАЗУ (разделения административных задач управления). Ниже представлен пример ее фрагмента.
Матрица разделения административных задач управления
Мне весьма импонирует замысловатый инструмент – матрица РАЗУ. Трехранговая, двухтабличная МО, позволяющая оценивать сравнительную трудоемкость всех операций и сравнивать ФОТ с экспертной оценкой результатов, а также многое другое. Просто любо-дорого и для PM, и экономиста-трудовика, курирующего проекты. Здесь привожу пример карты логических аспектов РАЗУ с тремя направления привязки.
Смотрю я на эту карту и вижу одно из изящных решений не только в проектном, но и в операционном, и даже общем менеджменте. Сами посудите: первый раздел идентифицирует тип принятия решения, второй – отграничивает функции управления друг от друга, а третий – форму участия в исполнении. Это так эффектно – соблюсти в сводном символе три объемных элемента самой сущности управления и исполнения.
Матрица РАЗУ – метод сложный, и от него никто не ждет простоты. Тем не менее, понять его не так трудно. Нужно вникнуть в содержание карты и выполнить несколько немудреных правил. Есть разрешенные сочетания знаков-символов, а есть запрещенные. Особенность этих правил в их безусловной обязательности.
- Каждая строка имеет в своем составе хотя бы один символ из трио «Я», «!», «Р».
- Прописные буквы из раздела «Управление работой» обязательны в любой строке хотя бы единожды, причем координацию можно опустить, если число подразделений, занятых в операции, меньше трех.
- «!» и «Р» в каждой строке есть попарно.
- «Я» и «Т» однозначно есть в каждой строке не более одного раза.
- В строке символы «Я» и группа «!» и «Р» взаимно исключают друг друга.
Второй формой, включенной в метод РАЗУ, является так называемая таблица парного сравнения. Благодаря этой матрице достигается возможность оцифровки ответственности. Методика позволяет анализировать приведенные в первой таблице символьные значения и обеспечить вывод сравнительной трудоемкости представленных в ней видов.
Символы переименовываются в ряд К1, К2… К8 и попарно выстраивают в столбцах и в строках так, чтобы на пересечении одноименных ячеек всегда были проставлены «1», в другие ячейки сочетаний поставляются либо «2» (значимый), либо «0» (незначимый). Для равноценных символов устанавливается «1». Таким образом, по строкам в итоге получается значимость символа. Работа производится группой экспертов в форме индивидуальной оценки.
Благодаря полученным результатам, аналитик может вычислить:
- общую оценочную трудоемкость операций (смотреть формулу 1 на представленном ниже рисунке);
- трудоемкость операций, выполненных подразделением (формула 2);
- денежную оценку работы подразделения (формула 3).
Матрица РАЗУ, исходя из изложенного, состоит из двух таблиц и целого комплекса аналитической обработки данных и представляет собой системный инструмент оптимизации проектов и операционного управления. Применяя РАЗУ как информационный базис, вы расширяете возможности функционально-стоимостного анализа на основе сравнения оценок внутренней стоимости и эффективности структурных единиц.
Уважаемые коллеги, хочу донести мысль о том, что практика в применении матриц ответственности при управлении проектами – это тот бесценный опыт, который навсегда остается с РМ. Разнообразие инструментов МО в современной управленческой парадигме позволяет искать свои «ключики к замку» каждого ответственного ресурса, которого вы осмысляете под свои задачи. И чем сложнее проект, тем техничнее должны быть процедуры контроля ответственности. При осмотрительном применении матрицы РАЗУ и RACI обязательно принесут вам долгожданный успех.
(голосов: 12, средняя оценка: 4,08 из 5)
Загрузка...
