Отличия концепции от устава проекта
Правильно инициировать проект означает на четверть обеспечить его успех. Результатом этой стадии является начинающийся проект, определенный как объект управления и имеющий собственную авторизацию. Процесс инициации носит итерационный характер, поскольку ясность результатов его задач возникает не сразу и сопровождается несколькими очень важными решениями. На одном из первых шагов должна возникнуть концепция проекта, роль которой в российской управленческой ментальности бывает не всем понятна, поэтому предлагаю рассмотреть данный вопрос более детально.
Как возникает проект?
Можно ли в современном управлении компании рассматривать создание проекта в отрыве от потенциальных альтернатив, лучшие из которых собираются в проектный портфель? Вероятно, можно, и так происходило достаточно долгое время, пока менеджмент не вышел на определенный уровень понимания этих вопросов. В настоящее время уже достаточно трудно представить ситуацию, когда проектная задача принимается и воплощается обособленно, в отрыве от стратегии развития, программных решений и тщательной процедуры отбора.
Если мы посмотрим на жизненный цикл инвестиционного проекта (ЖЦП), то вспомним, что алгоритм реализации этой специфической задачи включает несколько фаз и ключевых судьбоносных моментов (вех). Нулевой точкой отсчета является старт (запуск) проекта, а конечным моментом выступает его закрытие. Но как это ни парадоксально может быть воспринято, запуск не является одномоментным событием. Внутри его и в течение первой концептуальной фазы возникают несколько континуумов, в моменты которых события могут развиваться по противоположным сценариям. И проект может не состояться еще до начала реализации. Это время событий:
- рождения замысла проекта в сознании его инициатора;
- рассмотрения проектной концепции;
- оценки ТЭО и бизнес-плана (в случае, если эти документы предписаны соответствующими регламентами менеджмента компании).
Концепция проекта, одобренная проектным комитетом или первым лицом компании, как раз знаменует начало запуска его в работу. Однако не возникает вывода, что проект окончательно отобран в портфель и должен быть обязательно реализован в тактической перспективе. Возвращаясь к фазам ЖЦП, отметим, что обычно выделяются четыре его этапа: концепция, разработка, реализация и завершение. И если переводить проектную задачу в плоскость процессуального подхода, то в общем смысле можно заключить, что концептуальная фаза и этап разработки по совокупности действий соответствуют процессам инициации и планирования. Однако процессы планирования не заканчиваются с наступлением фазы реализации и продолжаются плоть до завершения.
В этой связи, под концепцией мы понимаем этап концептуального созревания проекта. Такое видение имеет существенное значение для организации проектной деятельности. В философском смысле концепция – это основная мысль, образ понятия и понимания предмета, общий его замысел и т.д. С данной позиции под концепцией часто понимают буквально визуальные образы, модели проектной реализации в строительстве, дизайне и других видах проектной практики. И концепция – это документ, с которым инициатор выходит на презентацию своего замысла к руководству.
Представленный выше алгоритм включает пункт 2, которым обозначен документ (концепция), занимающий центральное, но часто не судьбоносное место. Иногда невозможность найти инвестора или займодателя на приемлемых для проектоустроителя условиях способна заморозить идею. Даже если проект носит локальный характер и не требует глубокой предварительной проработки, ресурсный вопрос и оценка эффективности имеют ключевое значение.
Цели и процедура подготовки концепции
Составление проекта связано с процедурой формализации ключевой идеи. Ее продвижение начинается с представления руководству образа результата и действий в установленной форме и к конкретному сроку. В компаниях с развитым менеджментом этот срок обычно соответствует началу сессии стратегического планирования или составления годовых бюджетов. Желательно, чтобы разработка концепции проекта не была спонтанной инициативой, а носила выраженный систематический характер. В практике управления встречаются разнообразные формы документов концепции. Это связано с присущими бизнесу особенностями, включая специфику отрасли и сложившуюся деловую культуру. Ниже вашему вниманию представлен один из примеров концепции.
Как правило, замысел проекта носит выраженный проблемный характер. Разработка концепции проекта и продвижение его основной идеи следует начинать с оценки состава заинтересованных сторон в решении насущных проблем деятельности компании. При этом мало написать о проблемах, которые испытывают заинтересованные стороны, на полученной основе необходимо выявить критерии достижения эффектов от разрешения затруднений. Алгоритм подготовки концепции состоит из следующего перечня последовательных элементов.
- Описание основной идеи (требуется не всегда).
- Заинтересованные лица, испытываемые ими проблемы и вытекающие из них интересы.
- Цели проекта и критерии их достижения.
- Описание видения (программы) достижения целей.
- Задачи проекта.
- Продукт и его ключевые свойства.
- Основные мероприятия по решению проектных задач.
Помимо обозначенных семи пунктов полезно написать о связи основного замысла со стратегией бизнеса, выразить предварительный прогноз по вероятной стоимости мероприятия и хотя бы приблизительно оценить риски. Главной целью концепции является продвижение идеи автора и первичное убеждение руководства в том, что на нее стоит обратить внимание при портфельном отборе. В отличие от концепции цель устава проекта иная. Он направлен на авторизацию, определение объекта деятельности, назначение руководителя команды проекта и распределение ролей среди участников.
Для создания проектов никогда не будет достаточно только идеи, концепции, устава и даже подробного плана. Нужно еще и многое другое. Тем не менее, я не один раз замечал, как правильно действующий руководитель среднего звена обеспечивал свое направление своевременными инвестициями только благодаря грамотно выполненной и представленной концепции. Для этого ему требовалось вовремя написать заявку в проектный комитет, выполнить определенную работу по оформлению и, конечно, быть убедительным в отстаивании своей позиции.
Ряд действий потом повторялся во взаимодействии между куратором и менеджером проекта. Часть информации попадала в текст устава практически без изменений. Но глубина проработки и природа документа менялась. Вместо презентационного инструмента появлялся микроконтракт руководства и ответственного ресурса по проектной задаче с соответствующими существенными условиями соглашения.
Разработка концепции проекта обеспечивает его продвижение к запуску, и хотя ее может выполнить отдельно назначенный сотрудник, главное заинтересованное лицо (автор самой идеи) стремится обеспечить развитие своего замысла. Иногда инициатором выступает собственник или генеральный директор. Тогда полный алгоритм подготовки концепции исполнять не требуется, достаточно бывает двух-трех предложений. Но обязательно нужно донести образ и ход мыслей до управленческой команды, чтобы можно было продолжить инициацию уже в формате устава, предварив его в установленных случаях бизнес-планом или кейсом.