Практика применения стандарта моделирования EPC

Автор статьи:

Решетова Наталья Эвальтовна

Автор сайта Projectimo.ru

Свежие публикации автора:

Бизнес-процессы – новая эпоха в управлении?

Актуально ли на сегодня моделирование в IDEF0?

Есть ли польза от модели бизнеса?

«Чем нагляднее передана информация, тем быстрее и точнее ее воспримет тот, кому она адресована». Эту истину давно и активно используют маркетологи, педагоги и исследователи. Не остались в стороне и менеджеры. В этой статье рассмотрена нотация EPC как один их наиболее популярных современных методов, который позволяет сделать описание сложной работы не только удобным, но и гораздо более точным и понятным всем участникам проекта или процесса.

История возникновения графических стандартов моделирования

Сейчас, когда темпы развития всех процессов в обществе растут и системы усложняются, управление как искусство воздействия на людей вынуждено приобретать еще и способности к системному управлению, схожему с управлением инженерными системами. В начале 90-х годов прошлого века в бизнес-лексикон вошло слово «реинжинирингМайкл Хаммер и Джеймс Чампи впервые ввели это определение в своей книге «Реинжиниринг корпорации»». А вслед за ним появилось и понятие «инжиниринг» бизнеса. Если первое – это перепроектирование бизнес-процессов, то второе – проектирование эффективной организационной системы с нуля.

Эта тенденция свидетельствует о том, что давно и достаточно успешно ведется поиск методов описания и даже конструирования организации как системы. Если мы будем рассматривать менеджмент не только как искусство, но и как науку, то ему, как и любой другой научной дисциплине, нужны свои специфические системы обозначений для фиксации формул и законов. Такие системные решения с успехом используют инженеры во многих областях деятельности, химики, физики, математики и др.

Социально-экономическая система, коей является организация, гораздо более разнообразна, чем естественные науки, и единой формы записи «аксиом», управленческих формул так пока и не найдено. Но дорожка проложена. А начинается она со всем нам известных блок-схем, которые позволяют описать порядок действий для достижения заданного результата. Но, к сожалению, изобразительные возможности блок-схемы очень ограниченны, и она не позволяет отобразить всего многообразия элементов процесса управления бизнесом.

На сегодня вариантов блок-схем, с помощью которых можно изобразить взаимодействие людей и систем в процессе созидательной деятельности, разработано достаточно много. Они объединены в комплексы инструментов для того, чтобы более полно описать все аспекты деятельности предприятия. Такие инструментальные средства называют методологиями моделирования. Наиболее полными и известными являются три из них:

• ARIS (Architecture of Integrated Information Systems);
• SADT (Structured Analysis and Design Technique);
• UML (Unified Modeling Language).

Пример процесса стандартизации работы с использованием нотации EPC
(нажмите для увеличения)

Для полного и всестороннего описания деятельности предприятия приходится использовать разные графические стандарты, которые заложены в методологию и называются нотациями. Но для решения узких задач достаточно выбрать ту нотацию, которая и придумана для соответствующего описания. Выше вашему вниманию представлен один из графических видов нотаций, о которой речь пойдет в настоящей статье.

Особенности нотации EPC

Нотация моделирования EPC (Event-driven Process Chain) ориентирована на построение алгоритмов взаимодействия в процессе выполнения конкретной работы. Её главными элементами являются:

• события, которые запускают или завершают работу;
• действия (работа), которая переводит систему из одного состояния в другое;
• исполнители работы;
• ресурсы и результаты работы (входы и выходы).

Эта нотация является составной частью методологии ARIS, автор Вильгельм-Август Шеер, разработана в начале 1990-х гг. В конце предыдущего раздела на рисунке продемонстрирован общий вид процесса стандартизации работы с использованием нотации EPC. Рассмотрим особенности описания бизнес-процессов организации с помощью этой нотации. Даже не вникая в суть схемы, сразу бросается в глаза чередование красных и зелёных элементов – это и есть цепочка событий и процессов, заложенная в названии нотации. Состав элементов модели определяется четырьмя основными позициями.

1. Розовые фигуры – это события. Событие – это некоторое состояние, которое принимает система и определяет дальнейшее развитие одного или более бизнес-процессов. События могут активизировать функции или порождаться функциями.
2. Зелёные элементы – функции или функциональные блоки. Функциональный блок – это действие или подпроцесс, выполняемый с целью получения заданного результата и перевода системы из одного состояния в другое. Порядок выполнения функций задается на диаграмме сверху-вниз.
3. Так же хорошо улавливается информация об исполнителях каждой работы, которые отображаются с помощью желтых овалов. Этот элемент называется «Субъект», он обозначает исполнителей, владельцев или участников. В качестве субъектов могут быть прикреплены должности исполнителей, подразделения и роли.
4. Помимо названных фигур на диаграмме используются серые прямоугольники или похожие на них фигуры, которые обозначают все многообразие используемых и создаваемых ресурсов и результатов в процессе. Если мы захотим отобразить передачу денег, то также должны будем воспользоваться серым прямоугольником.

Основные элементы нотации EPC

Вполне вероятно, что в ходе описания модели процесса мы соберемся применить информационную систему. Тогда сможем её отобразить с помощью специальных трехуровневых наборов элементов (оранжевого цвета).

1. ИС – информационная система.
2. Модуль ИС.
3. Функция ИС.

У баз данных традиционно есть свое изображение – в виде цилиндра. Хотя использование их без информационной системы и системы без базы данных на сегодня мне представляется невозможным. Для отображения логики переходов между функциями используются логические операторы, которые помогают конкретизировать условия выполнения параллельных работ или возникновения событий. Они показывают варианты слияния или ветвления как функций, так и событий. Логических операторов всего три: «И», «ИЛИ» и «Исключающее ИЛИ». В разных системах могут использоваться их разные графические обозначения.

Обозначение и использование логических операторов в нотации EPC

Алгоритм построения диаграммы EPC

Как мы видим, несомненным преимуществом данной нотации является интуитивно понятный набор элементов и правил построения диаграмм. Для создания диаграмм процессов рекомендуется использовать специальные программы для моделирования процессов. Для EPC это, в первую очередь, система ARIS. Но она дорогая и достаточно сложная, и для небольших периодических проектов по упорядочиванию деятельности подразделений не используется.

Простота и популярность нотации стимулировало создание других инструментов для рисования бизнес-процессов, в том числе в нотации EPC. Самым простым из них является Visio – один из шаблонов в нем так и называется – «Схема EPC». Наиболее полезным инструментом для меня является система Бизнес Студио. В ней, кроме возможности нарисовать процесс, можно автоматически сгенерировать документ (Регламент процесса) и рабочие инструкции для его участников, что заметно облегчает рутинную часть процесса разработки стандартов деятельности.

Цвета и обозначения вторичных элементов в разных программах могут немного отличаться, но общие правила всегда выдержаны. На представленном в первом разделе статьи примере нотации EPC отражен упрощенный алгоритм работы с данной нотацией. Давайте разберем его по шагам.

1. Шаг первый. Сначала мы определяем, что у нас есть и чего мы хотим – граничные события.
2. На втором шаге «разбавляем» граничные события действиями и соответствующими им промежуточными событиями.
3. На третьем присоединяем документы и (или) информацию, которая необходима для выполнения каждого этапа (входы) и документы, которые являются результатами работы на каждом этапе (выходы). Кроме этого к работам добавляются связи с исполнителями с обозначением ролей. Самая распространенная роль – «выполняет», но могут быть и другие: «утверждают результат», «отвечает за техническую часть», «должен быть уведомлен о нестандартном завершении» и т.п.
4. На 4-5 шагах мы оцениваем полноту и качество схемы, анализируем, все ли варианты исполнения процесса учтены в схеме. Если Диаграмма полностью отражает набор необходимых действий, мы оформляем документ с требованиями к выполнению процесса. Если же есть не совсем понятные функции, требующие расшифровки, делаем из них подпроцессы и повторяем весь процесс, но уже в отношении этой отдельной работы. Примеры визуального отражения действия по описанным шагам приведены ниже.

Пример первого шага создания процесса стандартизации работы с использованием нотации EPC
(нажмите для увеличения)

Пример второго шага работы над процессом
(нажмите для увеличения)

Схема процесса на третьем шаге нотации EPC
(нажмите для увеличения)

После выполнения всех шагов мы получаем детальный план выполнения процесса, понятный его исполнителям. А четко обозначенные события и результаты позволяют настроить точки контроля для всех значимых этапов процесса. И я вновь отсылаю вас к примеру визуальной модели, размещенной в начале статьи.

Преимущества и недостатки нотации EPC

Использование EPC помимо простоты и доступности имеет следующие преимущества.

1. Позволяет отразить все значимые организационные элементы на одной схеме (в отличие от простой блок-схемы).
2. Может использоваться на разных уровнях модели – описывать как глобальные процессы, так и делать детальные инструкции за счет того, что каждый функциональный блок может стать подпроцессом.
3. Легко делать сложные распараллеливания процесса, так как можно ввести любое количество событий в один ряд.

В то же время эта нотация не стала единственной и неповторимой в силу следующих недостатков.

1. Необходимость придумывать события на каждые даже незначительные действия сильно усложняет схему.
2. Вероятны организационные разрывы из-за неудобного отслеживания назначений.
3. Качественное прописывание входов и выходов приводит к перегрузке схемы прямоугольниками, стрелками, которые начинают пересекаться и тем самым еще сильнее усложняют восприятие схемы.
4. При распараллеливании работ очень сложно отразить исполнителей. Если один человек выполнят группу функций, картинка усложняется стрелками. Если присутствуют несколько исполнителей или мы не хотим рисовать длинные стрелки, приходится дублировать «овальчики» с исполнителями. Все это очень скоро может привести к полной неразберихе на схеме.

По своему опыту, я могу сказать, что локальные рабочие процедуры, нарисованные в данной нотации, вполне удобны как для разработчика, так и для пользователя инструкции. Нотация подойдет и для проект-менеджеров, поскольку позволяет им наглядно планировать распределение работ в проекте на интуитивно понятном для разных участников проекта языке. А для разработки более сложной многоуровневой модели деятельности предприятия больше подходят другие нотации моделирования, которые мы рассмотрим в следующих статьях.