Часть II. Понятие задачи как средства управления

В мире человеческих отношений, особенно в его деловой сфере, все пропитано духом рождения и исполнения задач. Люди, так или иначе, пользуются теми или иными результатами, которые не всегда являются благами. Но что собой представляют задачи как средства управляющего воздействия на исполнителей? Каковы критерий отнесения средств управленческих коммуникаций к задачам? С этими моментами нам предстоит разобраться в настоящей статье и, так или иначе, выстроить соответствующее определение.

Как организовать деятельность на эмпирическом уровне?

В предыдущей статье мы предприняли попытку на время отойти от теоретического системного знания об управлении в реальном секторе и взять за основу эмпирический уровень познания. Продолжая эту линию, вспомним, что было решено абстрагироваться от таких потенциальных средств управления, как проблема и мечта. В качестве ключевого управленческого способа выбран метод управления от задач, которые условно сочтены синонимами целям.

Сделаем несколько допущений, которые позволят нам продвинуться еще дальше в рассуждениях на заданную тему. И вновь возвращаемся к примерам вынужденного принятия на себя руководства коллективом и инициации собрания жильцов многоквартирного дома. Мы выбираем специфический вид управленческих коммуникаций, в которых субъект управления, имея намерение, действует в единственном числе, а потенциальных исполнителей много, по крайней мере, несколько. То есть, изначально мы предполагаем, что выбор исполнителя задачи есть, и это одно из ключевых условий метода.

Вторым дополнительным допущением является наличие волевого акта предложения потенциальным исполнителям взяться за задачу. В этом случае возникает вопрос донесения заявления управленца о его намерении решить задачу до потенциальных исполнителей в определенной форме: вербальной или документированной. Волевой характер обращения предполагает призыв к целевой аудитории контакта принять приглашение решить задачу. Властное повеление и принуждение к принятию задачи в обоих примерах не сработает. Люди просто отвернутся от заявителя, и этим дело закончится.

менеджер озвучивает задачу

Оба допущения приводят нас к потребности оценки двух особых ролей в задаче: ее инициатора, постановщика, с одной стороны, и исполнителя, с другой. Вместе с тем, задача практически всегда имеет ресурсную основу, и человеческий ресурс играет среди них ключевую роль. Другое дело, что исполнение задачи может иметь групповой характер, например, поднятие тяжестей или возведение конструкций. Зададимся вопросом об условиях формирования деловой команды, которое сможет нас подвести к определению понятия задачи.

  1. Личная заинтересованность в деле как совокупность внутренних амбиций постановщика и ответственного ресурса.
  2. Обоюдный настрой на позитив, основанный на радости созидания и на вере в собственные силы.
  3. Взаимная ответственность.
  4. Реальные и конкретные сроки, а не «заоблачные дали».
  5. Конкретность формулировок.
  6. Учет риска не достигнуть намеченное (риски как вероятность наступления событий в будущем могут иметь и положительное влияние на решение задачи).

Определение задачи через совокупность критериев

Мы постараемся определить задачу в качестве особой категории (средства) управления через ряд параметров (критериев), наличие или отсутствие которых явно свидетельствует, имеет место она быть, или ее нет в соответствующих действиях. В предыдущем разделе мы упоминали об ответственном ресурсе. Данное двусоставное понятие весьма важно для вывода критериальной формулы задачи. Действительно, ресурсов задачи множество, и только один ресурс является ответственным. Им должен быть человек как носитель ответственности, и он должен ее принять на себя в единственном числе, хотя исполнять задачу могут несколько людей или целый коллектив, команда, группа.

Под задачей предлагаю понимать основное средство управления, которому должны быть присущи пять параметров. Если эти параметры присутствуют однозначно, то применена именно задача в ее чистом виде. Если же хотя бы один параметр не соответствует критериям определения, то наличествует все, что угодно, но не задача. Средствами, не соответствующими уровню задачи, являются: поручение, задание, требование, принуждение, обязанность и т.д. Далее приводятся критерии принадлежности к задаче.

  1. Точная формулировка результата с конкретикой его достижения.
  2. Срок достижения результата (календарная дата).
  3. Постановщик задачи (Ф.И.О., одно конкретное лицо).
  4. Ответственный ресурс (Ф.И.О., одно конкретное лицо, бюджет задачи).
  5. Документированная форма поставленной задачи.

постановка задачи

Точная формулировка результата имеет трехуровневую природу искусства, технологии и внутреннего настроя человека. Я с уверенностью могу утверждать, что формулировка задач дается не каждому человеку, но практически каждый может освоить основные механизмы ее формулирования вне зависимости от пола, возраста и образования. 10-ти классов общеобразовательной школы достаточно, чтобы начать грамотно формулировать задачи. При обеспечении точной формулировки следует руководствоваться следующими требованиями:

  • обеспечить такую конкретику и однозначность формулировки, чтобы обеим сторонам (постановщику и ответственному ресурсу) при соблюдении ее буквы в момент рассмотрения результата стало предельно ясно, достигнут он или нет;
  • закрепить формализованную основу результата в количественных его параметрах или в отсылке к общепринятым в регламентах формам (качественные формулировки приемлемыми не являются);
  • задача рассматривается сторонами как средство намерения постановщика достигнуть нового состояния предмета деятельности в конкретной точке пространственно-временного континуума;
  • применить к формулировке подход с позиции понимания задачи как некого «черного ящика» (позиция будет расшифрована в следующем разделе статьи).

Параметры задачи

Продолжим характеризовать основные критерии задачи. Каждая задача – это точка в будущем, адекватная в понимании: достигнут или не достигнут результат. Самый сложный момент состоит в том, чтобы точно его сформулировать. Для этого знания, которое заключено в настоящих статьях серии, недостаточно. Прошлый опыт также может сыграть с постановщиком злую шутку. Здесь существенное значение имеет такой аспект намерения, как внутреннее состояние постановщика. «Кто ясно мыслит, тот ясно излагает» – говорили древние. Однако ясное мышление – это не только проявление потенциала интеллекта человека, во многом оно определяется состоянием духовно-этического равновесия, о котором вскользь мы упоминали в прологе серии.

В сущностном аспекте задача является результатом деятельности. То есть нам с вами важен конечный момент ее решения и ее итог. И постановщика задачи не должно беспокоить, каким образом и что именно будет происходить внутри исполнения задачи, его волнует результат. Ведь вся деятельность управленца и заключается в обеспечении цепочки событий, которые входят в его намерение, и цепочки результатов. Данная цепочка представляет собой важную зону ответственности, которую, выражая свое намерение, берет на себя постановщик. Если он будет озабочен еще и «начинкой» действий внутри задачи, то сил его может просто не хватить на весь замысел.

жизненный цикл задачи
Жизненный цикл задачи как «черного ящика»
(нажмите для увеличения)

В указанном выше смысле задача – и есть «черный ящик». А должен ли ответственный ресурс вводить постановщика в курс того, как она будет решаться? На этот вопрос мы получим ответ позже с позиции этапа постановки и принятия задачи к исполнению. С позиции же контроля исполнения задачи и вовлечения постановщика в этапы ее реализации можно однозначно сказать, что это и методологически вредно.

То есть я, постановщик, как бы ставлю задачу, предполагая, что меня в любой момент могут дернуть и ввергнуть в ход ее исполнения? Абсурд! Но вот, что парадоксально, многие руководители так примерно и понимают менеджмент, что они должны подстраховывать подчиненных. А подчиненные рады стараться, регулярно докладывая начальнику о возникших проблемах, тем самым снимая ответственность с себя. Но мы ведь не зря ввели в критерии задачи понятие ответственного ресурса, а не просто исполнителя, о чем мы и порассуждаем отдельно.

Важный параметр – постановщик задачи, который должен быть в единственном числе. Во многих компаниях присутствуют параллельные каналы управления, связано это со спецификой развития корпоративной культуры. Помимо формальных лидеров со временем возникают и неформальные, «серые кардиналы», «привратники» и т.д. Часто и собственники, занимающие верхние позиции управленческих должностей, могут распараллеливать власть. Подобные ситуации приводят к тому, что одну и ту же задачу одному и тому же ответственному ресурсу, случается, ставят два постановщика, что категорически недопустимо.

Почему еще так важен единственный постановщик? Если задача, как и другие средства управления, субъективна, она не может быть обезличена по авторству. Возникает масса методологических вопросов, ведь, по сути, задача – это микроконтракт между постановщиком и ответственным ресурсом. Коллективного или непонятного постановщика не может быть, и мы «подписываться» под задачу, у которой нет автора, не будем.

Все это в равной степени относится к вопросу о единственности и идентичности ответственного ресурса. Однако в отечественной практике управления я многократно наблюдал, когда одну и ту же задачу руководитель ставит одновременно двум и более исполнителям. Кроме распыления ресурсов и дискредитации самой сути управления такая практика не вызывает ничего. Помимо фамилии и имени ответственного ресурса важен критерий бюджета задачи.

Срок задачи и ее жизненный цикл

Вторым параметром из пяти является срок достижения результата – заданная и согласованная сторонами календарная дата. Это означает, что мы как постановщики своих задач не принимаем их ни до срока, ни после срока. Результат, представляемый ответственным ресурсом, принимаем точно в срок. Очень похоже на одноименный японский метод поставки сырья, комплектующих и материалов. Но так оно и есть, парадигма управления от задач предполагает, что выдача результата позже или раньше наносит вред. Ведь в таком случае планировать невозможно, а идея ответственности девальвируется.

календарный план

В идее «точно в срок» всегда задается хороший тон и культура ведения дел. О чем говорит ситуация, если задача решена раньше? Это свидетельствует так или иначе, что ответственный ресурс тянет ресурсы из бизнеса раньше запланированного и, по-хорошему, неизбежен конфликт ресурсов, включая труд и финансовые средства. Поставленная в задаче точная дата означает, что мы не имеем права спрашивать по задаче раньше. И мы не будем этого делать, потому что по деловой этике ответственный ресурс получит право «сбросить» задачу и не выполнить. А если даже ответственный ресурс готов нам сдать результат раньше, мы не будем ее принимать, потому что срок один. Не бывает жестких или нежестких сроков, диапазоны сроков свидетельствуют о некорректности задачного контекста.

В нашей вселенной все подвержено цикличности: планеты, цивилизации, бизнес, продукты, люди. К задаче метафорически мы вправе применить теорию жизненного цикла. Возникновение намерения решить определенную задачу соответствует моменту ее «зачатия». В какой же момент наступает «смерть задачи»? Приглашаю разобрать фазы жизненного цикла рассматриваемого средства управления.

  1. Замысел достижения результата («зачатие») без знания способа решения.
  2. Формулирование результата задачи («рождение»).
  3. Постановка задачи, нахождение ответственного ресурса и принятие им ее на себя («этап жизни»).
  4. Выдача и принятие результата задачи постановщиком («смерть»).
этапы жизненного цикла задачи
Этапы жизненного цикла задачи
(нажмите для увеличения)

«Смерть» задачи наступает в момент наступления ее срока. А как же это связано с результатом, спросите вы? Не связано никак. Выдан ответственным ресурсом результат по задаче или нет, значения не имеет, важен только срок. Выдан должный результат – хорошо, не выдан – плохо, но задача уже завершила свой путь.

А что, если до успешного завершения задачи осталось чуть-чуть? Тогда постановщик должен закрыть прежнюю и открыть новую задачу с новым сроком со всеми вытекающими отсюда выводами. Раскрытие содержательной части фаз замысла, формулирования, постановки и принятия мы осуществим в следующих разделах.

Замысел и формулирование задачи

Авторство дано человеку как дополнительный бонус к его разумности, и в первую очередь это относится к рождению задач в повседневной жизни, в деловой сфере и т.д. Но возникновение задачи как средства управляющего воздействия субъекта (человека управляющего) и объекта (человека управляемого) является событием, как минимум, двухактным. Сначала в сознании автора появляется идея, замысел, затем замысел трансформируется в намерение.

Даже если мы препарируем в своих рассуждениях бизнес, все происходит точно так же, поскольку воплощающим сущность деятельности организации является ее лидер – физическое лицо, человек. Он может оперировать понятиями миссии, стратегии и плана стратегического развития. Но именно лидер компании принимает на себя ответственность за трансформацию стратегических, тактических и операционных аспектов в форму задач, а, следовательно, он – их автор.

автор задачи

А что обычный человек в своей жизни? Разве он не ориентирован рядом реально действующих механизмов ее устройства на соответствие своих задач собственному предназначению и миссии? 95% людей эти тонкие нити механизмов от высшего начала их жизни через ценности и событийные потоки к намерениям не чувствуют. Тем не менее, есть люди, которые эту связь осознают или каким-то образом ощущают. Впрочем, именно они и становятся в конечном итоге лидерами бизнеса. Ведь деловая сфера – это мощная зона переложения такого чувствования в практическую плоскость самореализации человека.

Акт «зачатия» задачи – пожалуй, самое ответственное действие, с которым человеку приходится сталкиваться. Поэтому мы и говорим о том, что у задачи всегда две ответственные стороны: ее постановщик и ответственный ресурс. Это утверждение верно, даже если и постановщик и ответственный ресурс – одно лицо. Действие это настолько тонкое и многогранное, что я бы предложил вынести его в совершенно отдельный разговор или, что лучше, обратиться к первоисточникам (Библии, Корану, Торе и т.д.).

Ну, допустим, намерение решить задачу у автора возникло. Теперь он должен стать ее постановщиком. Следовательно, он приступает к фазе рождения, начинается формулирование задачи, в первую очередь, ее результата. И тут порой требуются немалые волевые и интеллектуальные усилия, поскольку в формулировке заключена кульминация авторского творчества. Кто пробовал хотя бы раз в жизни формулировать задачи, меня поймет. Самое интересное, что многие, вроде успешные руководители, делают это с величайшим трудом.

Для того чтобы облегчить муки творчества формулировки, рекомендуется воспользоваться приемами психологической сонастройки с задачей и применить некоторые технологические приемы, о которые мы отчасти говорили выше.

  1. В начале формулировки применить неопределенную форму глагола с акцентом на властное (императивное) предписание через слова, связанные с действием: «обеспечить», «осуществить», «выполнить», «получить» и т.п.
  2. Зафиксировать количественные параметры результата, в которых он должен быть выражен, чтобы возникла однозначность для двух сторон по достижению требуемого.
  3. Там, где природа задачи не позволяет полностью задействовать количественный критерий, применить отсылку к форме результата, предварительно зафиксированного в регламенте (смотреть примеры задач, представленные ниже).
  4. Ввести в формулировку задачи ее срок.
  5. Подготовить документированную форму задачи.
примеры задачи и незадач
Примеры «незадач» и сформулированных на их основе задач

Фаза постановки и исполнения задачи

И вот задача обрела свое рождение, она сформулирована и предварительно подготовлена в документированной форме. Под документированной формой мы понимаем любой вид формализации, который позволяет в той или иной степени осуществить контрактацию, то есть заключить соглашение сторон. Будет это электронное письмо или заполненный бумажный бланк, не столь уж и важно. Требуется готовность зафиксировать два факта: условную оферту (предложение) от постановщика и согласие ответственного ресурса принять исполнение задачи на себя.

постановка, принятие и исполнение задачи
Модель этапов постановки, принятия и исполнения задачи
(нажмите для увеличения)

Но сама по себе оферта не носит в задачном методе безусловный или публичный характер. Под постановкой предлагается понимать итерационное предложение задачи к исполнению целому кругу потенциальных ответственных ресурсов. Заметьте, не одному, а как минимум нескольким людям. Каждый из них вправе отказаться или согласиться, но не факт, что постановщик примет согласие первого же кандидата. После этого уже наступает черед автора задачи делать свой выбор.

Вопрос особых нюансов, которые должны быть отработаны постановщиком, мы разберем в следующей статье. И допустим, что постановщик свой выбор сделал, а потенциальный ответственный ресурс никаких дополнительных требований к формулировке задачи не предъявил. В таком случае, наш автор достает бланк задачи, выписывает в него фамилию и имя ответственного, бюджет достижения результата, и они «ударяют по рукам», то есть подписывают это микросоглашение. С этого момента крышка «черного ящика» захлопывается, ответственность за задачу переходит в руки подписавшегося под задачу ресурса.

Начинается исполнение задачи, и это уже не головная боль поставщика, он может смело заниматься другими управленческими делами. Что в это время делает ответственный ресурс, когда он начинает решать задачу, никому (кроме него) самого неинтересно, хоть в самую последнюю минуту срока. Соответственно, может возникнуть сопутствующий вопрос: а что если постановщик задачу поставил некорректно? Хороший вопрос, и встречно: а что такое «некорректно»?

Если среди потенциальных ответственных ресурсов оказался хотя бы один, который согласился принять ответственность на себя за результат по предложенной формулировке, значит, вопрос о корректности или некорректности ничтожен. Ведь ни явной, ни скрытой формы принуждения в парадигме управления от задач нет, следовательно, потенциальные ресурсы вправе принимать или не принимать на себя ответственность. Свобода волеизъявления имеет две стороны: с одной, исключается манипулирование и давление на сотрудников, с другой, цена согласия возрастает, нужно выполнять задачу бескомпромиссно. В современном обществе на это готовы далеко не все, но кто-то уже готов.

Заключение

В настоящей статье мы хорошо продвинулись в понимании предлагаемой вашему вниманию парадигмы управления от задач. И это только базис методологии, основанный на осознанном выборе универсального средства управляющего воздействия в современной практике, включая бизнес. Вспомним ключевые моменты статьи.

  1. В задаче всегда присутствуют ее постановщик и ответственный ресурс – люди, идентифицированные по фамилии и имени.
  2. Ключевым параметром задачи является четко сформулированный результат. Задача как некая точка в будущем должна быть адекватна пониманию, достигнут результат или нет. В этом смысле она и есть результат.
  3. Для полноценной характеристики понятия задачи сформулированного результата ФИО постановщика и ответственного ресурса не достаточно. Еще нужны срок (календарная дата) и документированная форма представления. Таким образом, должны присутствовать все пять параметров, чтобы сказать, что задача есть.
  4. Формулировка результата опирается на количественные параметры (качественная формулировка не годится) или, по крайней мере, на отсылку к форме, закрепленной в общепринятом регламенте.
  5. Задача есть «черный ящик» для постановщика с момента, когда она принята ответственным ресурсом к исполнению. Его совершенно не должно беспокоить, что и когда там происходит внутри, иначе сама суть управления дискредитируется.
  6. Задача имеет жизненный цикл своей реализации, включающий замысел и появление намерения («зачатие»), формулирование результата («рождение»), постановку, принятие и исполнение задачи («жизнь») и выдачу и принятие результата («смерть»).
  7. Задача – это микроконтракт с условной офертой постановщика и безусловным согласием ответственного ресурса исполнить принятое им предложение.

модель черного ящика

Обратите внимание как постепенно «ящик нашей методологии» наполняется цельным и конкретным содержимым. Однако до полной прозрачности метода еще далеко, многое остается неясным, сохраняется масса вопросов. В следующем блоке статей мы пойдем в углубление проработки управления от задач, погрузимся в различные стороны рассматриваемого предмета, постараемся разобраться, как тщательно и тонко настроить описанный здесь механизм.

Вернуться к оглавлению