Как можно организовать современный учет?
Содержание
Оставь себе только то,
что умеешь делать лучше других
(принцип аутсорсинга)
Понятие аутсорсинга можно легко найти на просторах Интернета, законодательно этот термин не утвержден, он заимствован у английского языка. Буквальный перевод термина outsourcing – «использование чужих ресурсов». Почему выбирают такой способ ведения бухгалтерии? Все познается в сравнении. Оперируя статистическими данными нашей практической работы, можно выделить ограниченный список используемых ресурсов для ведения бухгалтерии. Они служат альтернативой аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета. Их и примем для анализа и формирования ответа на вопрос, почему выбирают бухгалтерский аутсорсинг?
Учет ведет приходящий бухгалтер
Ведение бухгалтерского учета организации силами приходящего бухгалтера имеет несомненные преимущества. Среди них:
- отсутствие затрат на фонд оплаты труда;
- экономия на обучении персонала;
- нет нужды в специализированном программном обеспечении и его обслуживании.
Конечно, бухгалтер приходит только тогда, когда вам нужно. Как правило, стоимость подобных услуг не очень дорогая. Заказчик услуг не оплачивает больничные и отпуска такому исполнителю. При этом априори в сознании главного лица предприятия всегда возникают определенные вопросы.
- Если приходящий бухгалтер – ваша подруга, и вы давно ее знаете, дорожите дружбой, есть ли надежда на то, что вы ей доверяете как самому себе?
- Если нет штрафов, значит ли это, что все выполнено на «отлично»? Достаточно ли только слов самого бухгалтера о его профессионализме?
Оценить качество работы можно лишь субъективно. Заказчик услуг не видит, сколько времени тратит приходящий бухгалтер на сопровождение и обслуживание его юрлица или индивидуальных предпринимателей. Он не знает наверняка, что человек не работает по остаточному принципу.
99% клиентов, приходящих на обслуживание к нам, заявляют, что бухгалтер не всегда оперативно предоставляет необходимую информацию, возникают непонятные штрафы, а иногда и вообще «бухгалтер вдруг не выходит больше на связь». На вопрос о том, где ваша бухгалтерская база, клиент отвечает: «У бухгалтера, которого нет». Контроль за качеством работы такого работника практически отсутствует.
Учет ведет штатный бухгалтер
Самый распространенный вид оплаты такому сотруднику – стабильный прогнозируемый оклад. Можно сказать, что здесь даже возможна экономия. Например, на секретаре небольшого офиса: бухгалтер и сварит кофе, и подготовит рядовые документы, и организует работу сотрудников. Подтверждением опыта работы может служить запись в трудовой книжке. Такой сотрудник всегда «под рукой» и по первому требованию предоставит информацию, сделает ту аналитику или те документы, которые нужны именно вам как собственнику.
Если бухгалтер работает у вас давно, то постепенно возникает уверенность в надежности и лояльности, с ним заключен трудовой договор и соглашение о конфиденциальности. Он дорожит компанией, уже почти друг и соратник. Вы спокойны, ваш бухгалтер – центр ответственности, сам контролирует весь учет и документооборот, нареканий по бухгалтерской отчетности нет.
Но все мы люди. Случилось, что бухгалтер заболел, ушел в отпуск, и учет в это время не ведется. Кто заменит его? Все проблемы будет в бухучете решать собственник? Без паники! В случае штрафов можно в счет погашения вычесть часть зарплаты бухгалтера, это ведь он бросил вас на произвол судьбы. Вы же собственник, разберетесь при необходимости, хотя и не всегда понятно, где можно взять нужный документ, какой вам нужен архив, в какой папке нужный реестр.
В такой ситуации может прийти неприятное чувство зависимости от бухгалтера, который стал ключевым сотрудником. Как правило, ключевые сотрудники не соблюдают корпоративные стандарты, бухгалтер может незаметно заниматься своими делами. Например, сказать, что поехала в налоговую, а сама – по своим делам. Из-за специфики деятельности бухгалтера сложно понять, работает он или изображает бурную деятельность.
Вам кажется, что ее профессионализм позволяет просто разруливать все возникающие вопросы, не доводя их до логического завершения. В какой-то момент возникают конфликты, и увольнение такого сотрудника кажется правильным решением. Однако с этим нельзя спешить. Потеря ценного сотрудника может негативного сказаться на работе всего предприятия.
Сам собственник обычно не специалист в бухгалтерском учете, проверить качество ведения учета не сможет, поэтому остается только надеяться и верить. В период спада бизнеса (загрузки бухгалтера) оклад не уменьшается. Хотелось бы отметить еще то, что при найме главного бухгалтера в штат увеличиваются затраты на фонд оплаты труда, на рабочее место, на повышение его квалификации и программное обеспечение (ПО).
Учет ведет сам собственник
Частая ситуация, многие из собственников гордятся таким положением дел, ведь не возникает затрат на фонд оплаты труда со всеми вытекающими. И вроде бы собственник в курсе всех дел. А так как все делаешь сам, то вся информация всегда под рукой. Абсолютная гарантия конфиденциальности. Полный самоконтроль, вы точно знаете, что и когда сделали.
Но самый большой минус при всем этом: вся бухгалтерская деятельность отрывает значительный кусок времени от работы с клиентами. У собственника огромное количество задач, времени на учет катастрофически мало, что точно скажется на качестве. Делегировать задачи по ведению бухгалтерского учета некому. Бывает такой цейтнот, что иногда и времени нет, чтобы вовремя сдать отчетность. Что тут говорить о качестве учета и о безопасности?
Учет ведет жена собственника
Мечта настоящего экономного бизнесмена: нет зарплаты. Если работает дома, не нужны затраты на рабочее место в офисе, семейный бизнес по сути. Жена, она же «сотрудник», всегда рядом, по первому требованию даст нужные сведения и документы. Она может совмещать эту работу и с другими семейными задачами. Она всегда на виду, понятно, чем занимается. Так как в семье общие интересы, можно быть уверенным, что информация под замком, вы будете принимать совместные решения, как вести учет в дальнейшем. Вместе легче пережить сложности, совместная ответственность, за ошибки отвечаете вместе, моральная поддержка.
Но и здесь не все так радужно, как может показаться на первый взгляд. Ведение учета может определяться отношениями. Поссорились – «ну и не буду ничего делать!». При нарушении законодательства в такой ситуации может быть нанесен ущерб бизнесу, ошибки при ведении учета могут разрушить не только бизнес, но и семью. Случается, что жена ведет учет просто для того, чтобы облегчить жизнь мужу, но если она не является профессионалом, то качество учета будет низким. Если вы вздумаете сильно контролировать жену в ее бухгалтерской деятельности, то скандал обеспечен. Известны примеры того, как возникают глобальные ссоры, в итоге – месть, «слив» информации, шантаж и т.д.
Почему выбирают аутсорсинг?
Подведем некоторые итоги. Почему, все-таки, выбирают аутсорсинг? Ответ прост: вы не зависите от обстоятельств, которые могут сложиться при работе штатного или приходящего бухгалтера, тем более от отношений с женой. Наши клиенты уверены, что процесс учета их предприятия непрерывен. Заключая договор аутсорсинга, рекомендуем обращать внимание на ряд важных моментов, которые смогут гарантировать уверенность и снять «головную боль» о бухгалтерском, налоговом сопровождении вашего бизнеса.
Исполнитель услуг аутсорсинга должен:
- предоставить вам доступ к базе, в которой ведется учет 24 часа в сутки, с любой точки мира;
- прописать условия, что вы будете платить только за сделанную работу, цена должна быть прозрачной.
Должны быть прописаны гарантии:
- сохранности учетной базы (дополните договор пунктом о том, что должна делаться резервная копия базы и храниться на сервере исполнителя);
- конфиденциальности;
- финансовой ответственности за ошибки, допущенные аутсорсером.
Если сравнивать за десятилетие, то сфера услуг аутсорсинга на сегодняшний день сильно шагнула вперед. Сейчас вместе с ведением учета можно получить в составе услуг программное обеспечение, консалтинговую поддержку, подключенную электронную отчетность в госорганы и электронный документооборот. В качестве сервиса предоставляется настройка автоматической загрузки выписок и «платежек», системные уведомления о выполненной работе.
Кроме того, рассылается информация о новшествах законодательства как федерального, так и регионального уровней, производится закрепление за предприятием-заказчиком группы бухгалтеров на несколько участков работы, организуется курьерская доставка документов и многое другое. Если вы решили перейти на аутсорсинг, то стоит выделить время для мониторинга предлагаемого сервиса, выбора обслуживающей компании и организации работ по проекту.
Загрузка...
